Денежные средства в 1С:Управление нашей фирмой 8

Содержание:

1.       Учет денежных средств (Монитор руководителя)

2.       Кредиторская задолженность в 1С:УНФ 8

3.       Дебиторская задолженность в 1С:УНФ 8

4.       Оперативный анализ и оценка ликвидности

5.       Отчет о движении денежных средств в 1С

6.       Денежный поток, роль в денежном кругообороте компании

7.       Денежные потоки по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности в 1С:УНФ 1.6

8.       Анализ отчета о движении денежных средств в 1С

Приветствую, коллеги! Предлагаю начать рассмотрение вынесенной в заголовок темы с вопроса учета в 1С:Управление нашей фирмой 8 денежных средств: остатков, задолженностей, ликвидности.  

1.       Учет денежных средств (Монитор руководителя)

Для оценки реальной платежеспособности организации, прежде всего, необходимо понимать, сколько денежных средств находится на счетах и в кассе организации. При этом не имеет значения величина "виртуальной" прибыли в отчете о финансовых результатах, поскольку она не говорит о наличии денежных средств для выполнения обязательств.

Посмотрим отчет "Монитор руководителя"

Рис. 1 Отчет "Монитор руководителя"

Если необходима более полная информация о том, как сформировался остаток, учтены ли все операции, нажимаем в 1С 8 УНФ "Подробнее" и получаем развернутую информацию.

Рис. 2 Подробно про остатки в 1С 8 УНФ

В нашем отчете на расчетном счете 884 000 руб., в кассе – 5 000 руб. Итого – 889 000 руб.

Выяснив, сколько денежных средств в наличии, мы понимаем, что для полной оценки платежеспособности только этой информации недостаточно. Необходимо оценить величину денежных средств, сравнив её с другими показателями.  

2.       Кредиторская задолженность в 1С:УНФ 8

Во-первых, оценим, сколько и кому мы должны. На вопрос, сколько мы должны, отвечает показатель "Кредиторская задолженность".

Посмотрим снова на Монитор руководителя.

Рис. 3 Кредитная задолженность в Мониторе руководителя

Нам доступна общая величина кредиторской задолженности и задолженность в разрезе поставщиков. Монитор руководителя информирует нас, что величина общей задолженности перед поставщиками составляет 10 415 000 руб. Задолженность включает долг поставщику Федорову Виктору Борисовичу (ИП) на сумму 8 800 000 руб., ООО "Кедр" на сумму 1 590 000 руб. и ЧОП "Дозор" на сумму 25 000 руб.

Рис. 4 Кредитная задолженность в 1С 8 УНФ

Информация из отчета "Расчеты с поставщиками" для нас очень важна. Именно этот отчет в 1С:Управление нашей фирмой 1.6 показывает историю взаимоотношений с поставщиками, а также предоставляет информацию для принятия решений.

А теперь проведем анализ. Наш поставщик ИП Федоров Виктор Борисович отгрузил товар на сумму 9 800 000 руб. Мы совершили первый платеж (согласно договору) – 1 000 000 руб. Таким образом, наша задолженность перед поставщиком составляет 8 800 000 руб.

У поставщика "Компьютерленд" мы закупили оборудование на сумму 300 000 руб. и полностью его оплатили. Задолженности нет.

Поставщику ЧОП "Дозор" задолженность за предоставленные в прошлом месяце услуги составила 25 000 руб. Мы оплатили услуги за прошлый месяц. Подписали акт и получили счет за услуги в текущем месяце на сумму 25 000 руб. Услуги за текущий месяц не оплачены и образовали кредиторскую задолженность в размере 25 000 руб.

ООО "Кедр" поставил нам товар на сумму 1 801 000 руб. Оплатили 211 000 руб. Итого наша задолженность перед ООО "Кедр" составляет 1 590 000 руб.

Итоговая сумма задолженности поставщикам составляет 10 415 000 руб.

Для получения более полной информации по поставщику мы можем сформировать в 1С:УНФ 1.6 отчет "Расчеты с поставщиками" по выбранному контрагенту в разрезе документов движения.

Сформируем отчет "Расчеты с поставщиками" по контрагенту ООО "Кедр". Справа добавляем строку "Документ расчетов" и ставим галочку. Ниже добавляем фильтр по контрагенту (рис.5).

Рис. 5 Расчет с поставщиками в 1С:УНФ 1.6

Отчет показывает, что компания "Кедр" произвела две поставки продукции. Первая поставка 31.12.2014 на сумму 211 000 руб. Поставка была полностью оплачена 26.01.2015.

Вторая поставка продукции на сумму 1 590 000 руб. была выполнена 12.01.2015. Поставка не оплачена и образует задолженность перед компанией "Кедр" на сумму 1 590 000 руб.

На основании полученной информации делаем вывод о важности отслеживания сроков оплаты согласно договору, чтобы задолженность не была просроченной.

Поэтому одной из составляющих Монитора руководителя в части кредиторской задолженности является учет просроченной кредиторской задолженности.

Рис. 6 Учет просроченной кредиторской задолженности в Мониторе руководителя

Монитор руководителя информирует об отсутствии у нас просроченной кредиторской задолженности. Каким образом ведется учет просроченной кредиторской задолженности?

С одной стороны оценивается дата образования кредиторской задолженности на основании расчетных документов (например, приходная накладная), с другой – оценивается срок оплаты в заполненном в программе договоре с контрагентом.

Сроки кредиторской задолженности по всем контрагентам доступны в 1С:УНФ 8.3 в отчете "Задолженность поставщикам по срокам долга".

Рис. 7 Задолженность поставщикам по срокам долга в 1С:УНФ 1.6

Большая часть нашей задолженности в размере 8 825 000 руб. имеет срок менее 7 дней. Срок задолженности перед ООО "Кедр" в размере 1 590 000 руб. составляет не более 30 дней. Вся задолженность является краткосрочной.

Срок образования кредиторской задолженности сравнивается с заполненным сроком в договоре с контрагентом.

Рис. 8 Срок оплаты контрагенту в 1С:УНФ 1.6

Информация заполняется в договоре с контрагентом на закладке "Ценообразование". Поскольку контрагент может выступать и как поставщик, и как покупатель, сроки устанавливаются отдельно для поставщика, отдельно для покупателя. На рис. 8 мы видим договор с компанией "Кедр". Для расчетов с ней как с поставщиком установлен срок 60 дней согласно договору. По истечении этого срока задолженность перед поставщиком будет просроченной.

Для компании "Кедр" как для покупателя срок погашения задолженности по договору составляет 30 дней. Т.е. при покупке компанией "Кедр" нашей продукции срок оплаты согласно договору составляет 30 дней.

После того как мы выяснили величину и сроки кредиторской задолженности по контрагентам, проводим дальнейший анализ и учет просроченной кредиторской задолженности.

Оценим, какую величину задолженности мы можем оплатить.

На вопрос, какую часть задолженности мы можем погасить нашими денежными средствами, отвечает показатель коэффициент абсолютной ликвидности. Рассчитываем его как отношение наших самых ликвидных активов (деньги в кассе и на расчетном счете = 889 000 руб.) к величине обязательств перед кредиторами (величина нашей кредиторской задолженности = 10 415 000 руб.).

К абс.ликв. = 889 000 / 10 415 000 = 0,085

Рассчитываемый коэффициент равен 0,085. Чтобы лучше понять полученное значение, переведем его в проценты: 0,085*100 = 8,5%. То есть 8,5% всей нашей задолженности мы можем погасить прямо сейчас имеющейся наличностью в кассе и на расчетном счете.

Рекомендуемое значение для этого показателя – более 0,2 (20%). Обратим внимание на слово "рекомендуемое". С одной стороны, чем больше коэффициент, тем меньше рискует компания при выполнении текущих обязательств. С другой стороны, тем больше средств не задействовано в развитии бизнеса. Другими словами, если коэффициент меньше рекомендуемого значения, опасно не выполнить обязательства. Если коэффициент больше – нецелесообразно для развития компании.

Поскольку получившийся коэффициент абсолютной ликвидности меньше рекомендуемого значения, можно сделать вывод о низкой платежеспособности нашей компании. Но в чем причина финансовой опасности и действительно ли она существует? Для этого нам необходима дополнительная информация. Проводим дальнейший анализ денежных средств.  

3.       Дебиторская задолженность в 1С:УНФ 8

Пришло время оценить не только наши долги, но и задолженность нам. Величина дебиторской задолженности определяет, сколько нам должны.

И снова посмотрим на Монитор руководителя.

Рис. 9 Дебиторская задолженность в Мониторе руководителя

На Мониторе руководителя можно определить величину дебиторской задолженности, а также контрагента, который нам должен. Итак, общая задолженность нам составляет 15 000 000 руб. у покупателя "Мир мебели".

Если мы хотим получить более подробную информацию, нажмем "Подробнее".

Рис. 10 Как определить величину дебиторской задолженности с подробностями

Разворачиваем и оцениваем общую задолженность нам в размере 15 000 000 руб. Из полученного отчета видно, что мы отгрузили покупателю "Мир мебели" товар на сумму 17 100 000 руб. Покупатель оплатил часть поставки в размере 2 100 000 руб. В итоге общая задолженность покупателя "Мир мебели" составляет 15 000 000 руб.

Покупателю "Школьник" отгрузили товар на сумму 170 000 руб., весь товар был покупателем оплачен. Дебиторская задолженность не образовалась.

Таким образом, общая дебиторская задолженность составляет 15 000 000 руб. Как и в кредиторской задолженности, очень важно постоянно контролировать сроки оплаты дебиторской задолженности и не доводить ее до просроченной, тем более безнадежной.

На Мониторе руководителя мы видим, что просроченной дебиторской задолженности у нас нет.

Рис. 11 Учет просроченной дебиторской задолженности

Более полную информацию по срокам дебиторской задолженности можно получить в отчете "Задолженность покупателей по срокам долга".

Рис. 12 Задолженность покупателей по срокам долга в 1С:УНФ 1.6

Из отчета по учету просроченной дебиторской задолженности видим, что она краткосрочная и составляет менее семи дней.

Посмотрим сроки оплаты в заполненном в программе договоре с "Мир мебели".

Рис. 13 Сроки оплаты задолженности в 1С:УНФ 8

Срок оплаты покупателя задолженности составляет 30 дней, поэтому она не является просроченной. После 30 дней с момента образования (согласно расходной накладной) она будет отображаться как просроченная. Если "Мир мебели" будет поставлять нам товар, то срок оплаты ему как поставщику будет составлять 40 дней.

Теперь мы можем сделать более достоверный вывод о финансовом состоянии компании и провести анализ и оценку ликвидности. Кроме показателя абсолютной ликвидности (0,085 или 8,5 % задолженности мы можем оплатить имеющимися денежными средствами), мы рассчитаем коэффициент срочной ликвидности.

Текущие ликвидные активы в нашей компании состоят из денежных средств на расчетном счете и в кассе в размере 889 000 руб. и краткосрочной дебиторской задолженности в размере 15 000 000 руб. Текущие (краткосрочные) обязательства компании показывает величина кредиторской задолженности и составляет 10 415 000 руб.

К срочн.ликв. = (889 000 + 15 000 000):10 415 000 = 1,5

По международным стандартам уровень коэффициентов должен быть выше 1. В России его оптимальное значение определено как 0,7-0,8.

Теперь мы видим, что состояние нашей компании достаточно устойчивое. После анализа и оценки ликвидности мы выяснили, что величина ликвидных активов (889 000 + 15 000 000 = 15 889 000 руб.) в полтора раза больше текущих обязательств перед поставщиками. Так как у нас достаточно большая величина денежных средств находится в дебиторской задолженности, то основной риск компании – в нарушении сроков ее погашения. Следовательно, первостепенная задача нашей компании состоит в тщательном отслеживании сроков погашения нашими покупателями задолженности за приобретенный товар.

После получения информации о дебиторской задолженности становится более понятной и величина кредиторской задолженности.

Сравним две задолженности: ДЗ (нам должны) : КЗ (мы должны).

В нашем примере 15 000 000/ 10 415 000 = 1,44 На настоящий момент у нас идеальное соотношение задолженностей, потому что задолженность нам полностью покрывает сумму, которую должны мы.  

4.       Оперативный анализ и оценка ликвидности

Подведем итоги. Поскольку наличие денежных средств – это самое важное для выживания организации, нам необходима оперативная и достоверная информация для принятия решений каждый день. Такая информация содержится в отчете Монитор руководителя в 1С Управление нашей фирмой 8.3.

Мы получили информацию о сумме на расчетном счете и в кассе (884 000 руб. и 5 000 руб.). Рядом с величиной денежных средств – менее ликвидные наши деньги – дебиторская задолженность (сколько нам должны 15 000 000 руб.). Также мы оценили и наш долг перед поставщиками – проведи учет просроченной кредиторской задолженности (мы должны 10 415 000 руб.).

Для оценки нашей платежеспособности мы рассчитали коэффициент абсолютной ликвидности. Рассчитанное значение коэффициента абсолютной ликвидности (0,085) говорит о том, что мы можем оплатить 8,5% всех наших обязательств перед кредиторами имеющимися денежными средствами. Полученное значение меньше рекомендуемого значения (К абс.ликв > 2). Значение коэффициента абсолютной ликвидности говорит о существующей финансовой опасности в виде угрозы неисполнения текущих обязательств.

Для понимания нашего финансового состояния мы рассчитали коэффициент срочной ликвидности. Полученное значение коэффициента 1,5 больше рекомендуемого значения 1.

На основании этой информации мы сделали вывод после анализа и оценки ликвидности компании. Величина имеющихся ликвидных активов в полтора раза больше текущих обязательств перед поставщиками. У компании на сегодняшний момент устойчивое финансовое положение и высокая ликвидность. Мы признали существование риска в большой величине дебиторской задолженности и компенсируем его тщательным отслеживанием сроков ее погашения.

Информация о текущем состоянии денежных средств очень важна, но ее недостаточно.

Приступаем к дальнейшей оценке наших денежных средств. Необходимо посмотреть, откуда мы получили деньги и кому мы выплатили.

Переходим к теме "Отчет о движении денежных средств: структура отчета, денежный поток".  

5.       Отчет о движении денежных средств в 1С

Отчет о движении денежных средств в 1С (ОДДС или CashFlow) – один из трех базовых финансовых отчетов руководителя. В программе 1С:Управление нашей фирмой 8 мы получаем не бухгалтерские, а именно управленческие отчеты. Потому что в них содержится достоверная и своевременная информация в понятном для руководителя виде для принятия оперативных управленческих решений.

В основе управленческого учета три базовых отчета. Каждый из отчетов предоставляет информацию по своему участку деятельности компании.

1.       ОТЧЕТ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

2.       ОТЧЕТ О ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТАХ

3.       УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС

Рассмотрим "Отчет о движении денежных средств" в 1С 8.3 УНФ. Важная особенность данного отчета – это оперативность предоставляемой информации. Как только введены банковские и кассовые документы, мы можем сформировать актуальный отчет, проанализировать его и принять оперативные решения.

"Отчет о движении денежных средств" – периодический, всегда формируется за определенный период времени. Это может быть день, неделя, декада, месяц, квартал, год. Поэтому эффективно составлять его и анализировать за несколько периодов времени, например, за несколько месяцев (помесячно).

Структура "Отчета о движении денежных средств" в 1С:УНФ:

В программе мы видим два основных вида отчета о движении денежных средств. Первый отчет называется "Деньги".

Рис. 14 "Деньги" в отчете о движении денежных средств в 1С

Особенность отчета "Деньги" состоит в том, что поступления и выплаты представлены можно получить в аналитике: по документам движения и контрагентам.

Давайте посмотрим на полученный отчет за март 2015 года. Остаток денежных средств на начало марта составил 889 000 руб. Общая сумма поступлений за месяц – 16 050 000 руб.

Общая сумма выплат за месяц – 10 977 000 руб. Остаток на конец периода – 5 962 000 руб. (5 957 000 руб. на расчетном счете и 5 000 руб. в кассе).

Но этой информации недостаточно для анализа. Чтобы понять, откуда поступили денежные средства и куда они были направлены, используем другой отчет о Движении денег.

Меню функций: "Деньги → Аналитика → Отчеты → Движение денег".

Рис. 15 Движение денег в Отчете о движении денежных средств в 1С

В отчете "Движение денег" денежные средства сгруппированы по статьям движения. Так мы видим, откуда деньги поступили и на какие цели израсходованы.

Вводится новое понятие, характерное для отчета о движении денежных средств в 1С 8.3 УНФ, это – Чистый денежный поток (ЧДП). Рассчитывается Чистый денежный поток следующим образом:

Чистый денежный поток = Поступления – Выплаты

Поступления денежных средств увеличивают Чистый денежный поток компании. Выплаты денежных средств уменьшают Чистый денежный поток (выделено красным со знаком "–").

В нашем отчете Чистый денежный поток = Поступления за месяц 16 050 000 – Выплаты за месяц 10 977 000 = 5 073 000 руб.

Денежный поток может быть как положительным, так и отрицательным. Давайте разберем в значении величины Денежного потока.  

6.       Денежный поток, роль в денежном кругообороте компании

Денежный поток представляет собой разницу между всеми поступлениями и выплатами денежных средств компании за определенный период времени. Используется для оценки финансового положения компании, ее финансового потенциала.

Простой денежный кругооборот выглядит следующим образом.

Рис. 16 Денежный кругооборот

На имеющиеся денежные средства компания закупает ресурсы: материалы, услуги, товары, формируя Материально-производственные запасы. Ресурсы частично могут быть закуплены с отсрочкой платежа, образуя кредиторскую задолженность (мы должны). Используя закупленные ресурсы, мы производим продукцию. Часть продукции, которая не завершила весь производственный цикл, образует незавершенное производство. Готовую продукцию и закупленный товар мы реализуем покупателям. Часть покупателей оплачивают сразу – мы получаем снова денежные средства в виде поступлений от реализации продукции, товара, услуг. Другая часть заказчиков оплачивают позднее, образуя у нас Дебиторскую задолженность (нам должны). Когда наши заказчики полностью оплачивают полученную продукцию, дебиторская задолженность переходит снова в Денежные средства (поступления от реализации), замыкая цикл оборота денежных средств.

Товар или продукция (услуги) могут быть прибыльными (доходы от их реализации превышают расходы на производство, приобретение). Но и при условии наличия прибыли возможна ситуация, когда в компании нет денег: задержали поставки материалов, много бракованной продукции, не рассчитались заказчики. В этом случае возникает потеря ликвидности, нет денежных средств, чтобы рассчитаться по своим обязательствам перед поставщиками и работниками, компания оказывается на грани банкротства.

Способность компании генерировать постоянный положительный Денежный поток характеризует ее платежеспособность и устойчивое финансовое состояние. Поэтому важно отслеживать величину Денежного потока.

Давайте вернемся к нашему отчету "Движение денег".

Рис. 17 Отчет "Движение денег"

За месяц поступления компании превысили выплаты. Компания имеет положительный Чистый денежный поток в размере 5 073 00 руб. Так мы делаем вывод об устойчивом финансовом положении и высокой платежеспособности компании.

Имея в распоряжении для анализа только величину чистого денежного потока, мы понимаем, что информации недостаточно. Чтобы понять, откуда берутся деньги на поддержание основной деятельности и за счет каких средств финансируется развитие бизнеса, необходимо проанализировать составляющие денежного потока.  

7.       Денежные потоки по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности в 1С УНФ 1.6

Для анализа денежного потока его разделили на три части:

1. Денежный поток по операционной деятельности

2. Денежный поток по инвестиционной деятельности

3. Денежный поток по финансовой деятельности

Представим денежные потоки по видам деятельности в виде таблицы:

Для разделения Чистого денежного потока по трем видам деятельности необходимо организовать Справочник "Статьи движения денежных средств" в 1С:УНФ 8.3 следующим образом:

Рис. 18 Статьи движения денежных средств в 1С:УНФ 1.6

При такой организации справочника и раскрытии статей движения денежных средств в иерархии мы получаем отчет "Деньги" с распределением на три потока.

Рис. 19 Три потока в отчете "Деньги" в 1С:УНФ 8

Чистый денежный поток (который мы наблюдали в прошлом отчете = 5 073 000 руб.) сложился из положительного денежного потока по операционной деятельности + 4 623 000 руб., отрицательного денежного потока по инвестиционной деятельности – 450 000 руб. и положительного денежного потока по финансовой деятельности + 900 000 руб.

Для анализа денежных потоков в 1С:Управление нашей фирмой 1.6 раскроем отчет по статьям.

Рис. 20 Анализ денежных потоков в 1С:УНФ 8

Положительный денежный поток по операционной деятельности (+4 623 000 руб.) говорит о том, что основная деятельность компании по производству и продаже продукции способна генерировать денежные средства. Кроме того, компания вкладывает денежные средства в развитие, покупая производственное оборудование (отрицательный денежный поток по инвестиционной деятельности – 450 000 руб.). Для развития компания (помимо собственных средств) использует и заемные средства (положительный поток по финансовой деятельности + 900 000 руб.).

Положительный денежный поток по финансовой деятельности показывает способность предприятия привлекать для своей деятельности заемные средства. Но следует помнить, что любой положительный поток по финансовой деятельности, вызванный получением заемных средств, должен также привести к росту объемов основной деятельности, следовательно, увеличению денежного потока по операционной деятельности. Если в последующие месяцы прироста не произойдет, мы также делаем вывод о нерациональном использовании заемных средств.

Давайте посмотрим, какие выводы позволяет нам сделать имеющаяся у нас информация о денежных средствах.

8.       Анализ отчета о движении денежных средств в 1С

Подведем итоги. В нашем распоряжении появляется такой инструмент управления, как "Отчет о движении денежных средств".

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) – один из трех основных источников информации для руководителя о положении дел в компании. Является первым документом на столе руководителя и собственника компании.

Составляется всегда за определенный период времени. Предоставляет информацию об остатках денежных средств на начало и конец периода, а также показывает величину чистого денежного потока. Денежный поток рассчитывается как разность между всеми поступлениями денежных средств в компании и выплатами за определенный период времени.

В программе 1С Управление нашей фирмой 8.3 доступны для формирования два отчета:

Отчет "Деньги" – показывает остатки денежных средств на начало и конец периода, а также движение денежных средств по документам (рис. 14).

Отчет "Движение денег" – поступления и выплаты сгруппированы по статьям движения денежных средств (источники поступлений и направления выплат). Наряду с остатками рассчитывается чистый денежный поток за период (рис. 15).

Для руководства компании на этом этапе очень важно контролировать динамику денежных потоков в следующие месяцы. Т.к. инвестиционные вложения и привлечение кредитных средств должны увеличить денежный поток по операционной деятельности в следующие периоды. В противном случае средства используются неэффективно.

Тема учета денежных средств в программе 1С:Управление нашей фирмой 1.6. Так что если у Вас остались вопросы, смело пишите нам – наши специалисты всегда на связи и рады помочь.

Специалист компании «Кодерлайн»

Наталья Митницкая