Содержание:
2. Ввод остатков отпусков в 1С:Предприятие. Зарплата и управление персоналом
4. Отчеты по остаткам отпусков в конфигурации 1С:ЗУП
При трудоустройстве у каждого сотрудника возникает право на получение ежегодного оплачиваемого трудового отпуска, что является важной частью трудовых отношений и регулируется нормами Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ). Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Важно отметить, что в некоторых случаях, предусмотренных ТК РФ, работники могут рассчитывать на удлиненный основной ежегодный отпуск. Например, для инвалидов ежегодный отпуск должен составлять не менее 30 календарных дней, что является дополнительной гарантией социальной защиты таких работников. Кроме того, в рамках трудового и коллективного договоров, работодатели могут по своему усмотрению предоставлять сотрудникам дополнительные отпуска. Это может быть связано с различными факторами, такими как стаж работы, условия труда, особенности работы в определенных отраслях и многое другое. Например, в некоторых организациях могут быть предусмотрены дополнительные дни отпуска для сотрудников, работающих в условиях вредного или опасного производства, или для тех, кто достиг определенного стажа работы в компании.
Теперь рассмотрим, как в конфигурации «1C:Зарплата и управление персоналом» осуществляется учет права на отпуск. В данной программе предусмотрен справочник Виды отпусков, который можно найти в разделе Настройка – Предприятие – Виды отпусков. Этот справочник содержит перечень видов отпусков, которые могут быть предоставлены сотрудникам организации. Важно отметить, что в этом справочнике предусмотрены предопределенные виды отпусков, которые включены в поставку программы и зависят от установленных в конфигурации настроек. Например, вид отпуска «Серверный» будет доступен в списке отпусков только в том случае, если в настройках организации установлен признак В организации или ее подразделениях начисляется северная надбавка. Это позволяет гибко настраивать систему в зависимости от специфики работы организации и ее сотрудников.
Виды отпусков
Программа также предоставляет возможность добавлять и описывать произвольные виды отпусков, которые могут быть предоставлены в организации. Для этого пользователю необходимо воспользоваться кнопкой Создать и добавить новый элемент в справочник Виды отпусков. В новом элементе можно указать различные параметры, такие как периодичность предоставления отпуска (например, в рабочих или календарных днях), а также количество дней, которое предоставляется в год. Это количество может быть, как постоянным, так и зависеть от рабочего места сотрудника, от стажа.
1. Право на отпуск в 1С:ЗУП
Назначение прав на отпуск выполняется посредством кадровых документов:
• Прием на работу / Прием на работу списком;
• Кадровый перевод / Кадровый перевод списком;
• Начальная штатная расстановка;
• Ввод остатков отпусков.
Прием на работу
Если в программе ведется штатное расписание, то к назначению предлагаются только те виды отпуска, которые указаны непосредственно в позиции штатного расписания и, соответственно, в кадровых документах автоматически заполняются.
С помощью документов «Кадровый перевод» и «Кадровый перевод списком» (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) можно как назначать право на отпуск, так его и редактировать. Для этого на вкладке Главное необходимо установить признак Изменить права на отпуск и по ссылке Редактировать в форме Право на отпуск внести соответствующие изменения.
2. Ввод остатков отпусков в 1С:Предприятие. Зарплата и управление персоналом
Процесс ввода остатков отпусков в систему учета персонала – задача, требующая внимательности и точного соблюдения инструкции. Рассмотрим поэтапно, как корректно внести информацию о накопленных и использованных отпусках сотрудника, учитывая нюансы, которые могут повлиять на точность расчета.
В случае, когда сотрудники были приняты на работу до начала эксплуатации программы, для регистрации права на отпуск и ввода остатков отпусков регистрируется документ «Начальная штатная расстановка» (раздел Главное – Данные на начало эксплуатации). В колонке Отпуска по ссылке открывается форма Информация по отпускам для сотрудника.
Начальная штатная расстановка
Для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право предназначен документ «Ввод начальных остатков отпусков» (раздел Главное – Остатки отпусков). Документ предполагается использовать, когда эксплуатация программы началась, а оформление сотрудников выполнялось с помощью документов «Прием на работу» или «Прием на работу списком».
В документе «Ввод начальных остатков отпусков» предусмотрено два раздела:
• Права на отпуска – вводится право на отпуск, а также можно отменить право на отпуск по тому или иному виду отпуска;
• Остатки отпусков по рабочим годам – вводится информация по остаткам отпусков в разрезе рабочих лет на дату ввода остатков.
Ввод остатков отпусков
Первый ключевой шаг регистрации остатков отпусков в системе – указание даты, на которую вводятся данные, в поле Дата остатков или На дату (в форме документа «Начальная штатная расстановка»). Эта дата является основополагающей и определяет, какие остатки отпусков будут учитываться. Важно помнить, что все данные должны соответствовать этой дате. Любое несоответствие может привести к искажению информации и, как следствие, к неверным расчетам будущих отпусков. Далее, в разделе Остатки отпусков по рабочим годам необходимо добавить записи о каждом периоде, за который у сотрудника накопился остаток отпуска. Для этого используется кнопка Добавить. Каждая запись требует указания следующей информации:
• Вид ежегодного отпуска: Выбирается из справочника «Виды отпусков». Система, как правило, содержит стандартные виды отпусков (ежегодный основной, дополнительный за вредность, учебный и т.д.). Важно выбрать именно тот вид, по которому накопился остаток. Неточность здесь может привести к ошибкам в расчете общего остатка и к проблемам с предоставлением отпусков в будущем. Справочник видов отпусков должен быть актуально заполнен и содержать все необходимые виды отпусков, предусмотренные законодательством и внутренними нормативными актами компании.
• Рабочий год начало и Рабочий год окончание: Эти поля указывают период, за который накопился остаток отпуска. Это может быть календарный год, или иной период, определённый внутренними правилами компании. Например, для сотрудников, принятых на работу в середине года, рабочий год может начинаться с даты приема на работу.
• Остаток: В этом поле указывается количество дней остатка отпуска на указанную дату. Обратите внимание на крайне важный момент: если сотрудник брал отпуск авансом (т.е., до того, как он был полностью заработан), то остаток вводится со знаком минус. Это критически важно для корректного отражения реального состояния баланса отпускных дней. Забыв указать минус, можно создать иллюзию наличия отпуска, которого на самом деле нет, что может привести к серьезным последствиям.
После заполнения всех необходимых полей для каждого периода, система автоматически подсчитает общий остаток в разделе Права на отпуска в колонке Остаток. Это суммарный остаток всех указанных видов отпусков за все указанные периоды.
Важным аспектом является учет дней отсутствия сотрудника, которые могут повлиять на сдвиг рабочего года. Например, длительные больничные, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком – все это может сдвинуть начало или конец рабочего года. В колонке Дней отсутствия указывается количество таких дней.
В заключение, необходимо подчеркнуть, что точность ввода данных – залог корректного расчета отпускных.
3. Расчет остатков отпусков
В программе предусмотрены специализированные документы для регистрации фактического использования остатков отпусков:
• Отпуск / Отпуск сотрудников;
• Увольнение / Увольнение списком.
В документе «Отпуск» (раздел Зарплата – Отпуска) данные о предоставлении основного отпуска заполняются на закладке Основной отпуск:
• В поле Отпуск с: по: - указывается продолжительность основного трудового отпуска.
• В поле Предоставляется за период работы с: по: - указывается рабочий период, за который предоставляется отпуск (календарный год с даты приема сотрудника на работу). В программе автоматически подставляется значение рабочего периода, за который предоставляется отпуск.
Регистрация отпуска
Отпуск может быть предоставлен в любой продолжительности, независимо от существующего права на его получение. Иными словами, отпуск может быть выдан заранее (авансом). Для того чтобы определить, какие отпуска и сколько дней положено сотруднику за отработанный период на момент формирования документа, необходимо воспользоваться ссылкой Как сотрудник использовал отпуск?, чтобы сформировать отчет «Справка по отпускам сотрудника». В данном отчете представлена вся информация о правах сотрудника на отпуск по различным видам, а также данные о формировании этих прав.
Право на отпуск сотрудника
Важно отметить, что не весь период трудовой деятельности может быть засчитан в стаж, дающий право на отпуск. В соответствии с действующим законодательством из стажа, дающего право на отпуск, исключаются определенные периоды. Для учета таких периодов в программе предусмотрены следующие документы:
• Отпуск без сохранения оплаты / Отпуск без сохранения оплаты списком (превышающие 14 дней в год);
• Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) / Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) списком;
• Отпуск по уходу за ребенком.
Использование остатков отпусков также фиксируется в документе «Увольнение» или «Увольнение списком» (раздел Кадры – Прием, переводы, увольнение). В данном документе автоматический расчет компенсации отпуска осуществляется на основе положенных дней, которые накапливаются в течение всего рабочего периода по всем видам отпусков. Если сотрудник превысил лимит положенных ему дней отпуска, то выполняется удержание за уже использованный авансом отпуск.
Увольнение
Кроме того, важно учитывать, что учет отпусков в «1C:Зарплата и управление персоналом» позволяет автоматизировать процесс расчета отпускных. Программа учитывает все виды отпусков, предоставляемых работникам, и автоматически рассчитывает сумму, которую работник должен получить за период отпуска. Это значительно упрощает работу бухгалтерии и снижает вероятность ошибок при расчете выплат.
4. Отчеты по остаткам отпусков в конфигурации 1С:ЗУП
Если воспользоваться специальными отчетами, которые находятся в разделе Кадры – кадровые отчеты, можно получить информацию о том, как были потрачены отпуска сотрудников.
• Остатки отпусков – выводится информация об остатках отпусков в разрезе рабочих лет;
• Остатки отпусков кратко – выводится сводная информация об остатках отпусков сотрудников;
• Справка об остатках отпусков – выводится информация по остаткам отпусков в разрезе видов отпусков.
Остатки отпусков
В заключение, учет отпусков в «1C:Зарплата и управление персоналом» — это важный процесс, который требует внимательного подхода и учета всех нюансов. Правильная настройка системы и четкое соблюдение законодательства помогут не только обеспечить права работников, но и оптимизировать работу бухгалтерии.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Екатерина Левенцева